【Excel】データ分析の第一歩！「並べ替え」と「フィルター」でリストを自由自在に操る

「売上の高い順に並べ替えたい」 「東京都在住の人だけを表示したい」

データがたくさんある時、目で探すのは大変ですよね。 Excelには、大量のデータを一瞬で整理・抽出する「データベース機能」が備わっています。

今回は、その基本となる「リストの作り方」と、便利な「並べ替え・フィルター」の使い方を解説します。

まずは準備！「正しいリスト」の3つのルール

Excelに「これはデータベースだよ」と認識させるには、表の作り方にルールがあります。 これを「リスト」と呼びます。

【ルール①】1行目は必ず「見出し」にする

1行目には「名前」「住所」「金額」などのタイトル（フィールド名）を入れます。ここが空白だと機能しません。

【ルール②】空白の行・列を作らない

データとデータの間に空っぽの行や列があると、Excelは「ここで表が終わりだな」と勘違いしてしまいます。必ず詰めて入力しましょう。

【ルール③】1つの列には同じ種類のデータを

「金額」の列に「〇〇円」という文字と「1000」という数字が混ざっていると、正しく計算や並べ替えができません。

データを整理する「並べ替え（ソート）」

データをあいうえお順や、数字の大きい順に並べ替える機能です。

基本：大きい順・小さい順
「売上累計」が高い順（ランキング形式）に並べ替えてみましょう。

1. 「売上累計」の列内のセルを1つだけクリックします。 （※範囲選択しなくてOK！Excelが自動で表全体を認識します）

2. [データ] タブ → [降順（ZA↓）] ボタンをクリックします。

• 昇順（AZ↑）： 小さい順（あ→ん、1→10）
• 降順（ZA↓）： 大きい順（ん→あ、10→1）

これだけで、一番売上が高い人が一番上にきました！

応用：住所順に並べて、さらに売上順にする

「住所ごと（北区、新宿区…）にまとめて、その中で売上が高い順に見たい」という場合です。

1. 表の中をクリックし、[データ] タブ → [並べ替え]（大きなボタン）をクリック。

2. 設定画面で以下のように設定します。

• 最優先されるキー：「住所」／ 順序：「昇順」

3. 左上の [レベルの追加] をクリックします。

4. 2段目の設定をします。

• 次に優先されるキー：「売上累計」／ 順序：「降順（大きい順）」

5. 「OK」をクリック。

これで、「地域ごとの売上ランキング」が完成しました！

欲しいデータだけ探す「オートフィルター」

表の中から、特定の条件に合うデータだけを抜き出して表示（抽出）する機能です。

フィルターの開始

1. 表の中をクリックします。
2. [データ] タブ → [フィルター」オートフィルタをクリック。

3. 見出しの右横に「▼」ボタンが付きました。

基本：チェックボックスで選ぶ

「文京区」の人だけを表示してみましょう。

1. 「住所」の「▼」をクリックします。
2. 「すべて選択」のチェックを外し、「文京区」だけチェックを入れます。
3. 「OK」をクリック。

これで文京区以外のデータが隠れました（削除されたわけではありません）。 さらに「職業」の▼で「会社員」を選べば、「文京区の会社員」に絞り込めます。

• 元に戻すとき： もう一度「▼」を押し、「フィルターのクリア」を選びます。

プロ級テクニック！「数値フィルター」

チェックボックスで選ぶだけでなく、「上位〇名」や「〇〇円以上」といった高度な抽出もできます。

その①：トップテン（上位10位）

「売上トップ5を表彰したい」という時に便利です。

1. 「売上累計」の▼をクリック。
2. [数値フィルター] → [トップテン] を選択。
3. 数字を「10」から「5」に変更してOK。

その②：範囲指定（〇〇以上～〇〇以下）

「売上が3万円～8万円の中堅層を見たい」という場合です。

1. 「売上累計」の▼をクリック。
2. [数値フィルター] → [指定の値以上]（または範囲内）を選択。
3. 条件を設定します。

• 上の欄： 30000 ／ 以上
• （ANDにチェックが入っていることを確認）
• 下の欄： 80000 ／ 以下

まとめ

• リストの作り方：1行目は見出し、空行は作らない。
• 並べ替え：単純な並べ替えはボタン一つ、複雑な条件は「並べ替え」ダイアログで。
• フィルター：チェックボックスだけでなく、「数値フィルター」を使えば分析力が上がる！