【Word】住所録を自動で入力！「差し込み印刷」で案内状やハガキを一括作成

「イベントの案内状を100人に送りたい」 「年賀状の宛名を一人ひとり手打ちするのは大変…」

そんな時に使うのが、Wordの「差し込み印刷（さしこみいんさつ）」です。 これを使えば、1つのひな形を作るだけで、100人分でも1000人分でも、一瞬で宛名を変えて印刷できます。

差し込み印刷の仕組み（料理に例えると？）

差し込み印刷には、必ず2つのファイルが必要です。

1. メイン文書（ひな形）：案内状の本文や、ハガキのデザインなど。

• （例えるなら「お皿」）

2. データファイル（住所録）：相手の名前や住所が一覧になったもの。Excelで　　作るのが一般的です。

• （例えるなら「具材」）

この2つを合体（差し込み）させて、人数分の文書を完成させます。

手順①：まずは「具材」と「お皿」を用意

1. データファイル（住所録）を作る

まずはExcelで、以下のような住所録を作って保存しておきましょう。 1行目には必ず「氏名」「郵便番号」「住所」などの見出しを入れてください。

2. 　メイン文書（ひな形）を作る

次に、Wordで案内状の本文を作ります。 宛名を入れたい場所（「〇〇様」など）は、まだ空欄にしておいてください。

手順②：WordとExcelを合体させる

ここからが本番です。Wordの画面で操作します。

1. [差し込み文書] タブをクリックします。
2. [宛先の選択] → [既存のリストを使用] をクリックします。
3. 先ほど作ったExcelの住所録ファイルを選んで「開く」をクリックします。
4. 「テーブルの選択」画面が出たら、住所録があるシート（Sheet1など）を選んで「OK」します。

これで、Wordの裏側にExcelデータが繋がりました！

手順③：宛名が入る場所を決める（差し込み）

「ここに名前を入れてね」という指示を出します。

1. Wordの本文中の、名前を入れたい場所をクリックします。
2. [差し込みフィールドの挿入] ボタンをクリックします。
3. リストから「氏名」を選びます。

すると、画面には «氏名» と表示されます。 これが「ここにExcelの氏名データが入るよ」というマークです。

※「様」という敬称はWord上で直接手入力しておきましょう。

（例： «氏名» 様）

手順④：確認して印刷する

1. [結果のプレビュー] ボタンをクリックします。
2. «氏名» だった部分が、実際の名前（例：山田 太郎）に変わります！
3. 右上の矢印ボタン ▷ を押すと、2人目、3人目…と表示が変わるのを確認できます。

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印刷する

最後に印刷です。いつもの「ファイル」→「印刷」ではありません。

1. [完了と差し込み] ボタン → [文書の印刷] をクリックします。
2. [すべて] を選んで「OK」を押すと、全員分の印刷が始まります。

注意！保存したファイルを開く時の「怖いメッセージ」

差し込み印刷を設定したWordファイルを保存して、次に開こうとすると、こんなメッセージが出ることがあります。

「この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます…」

(「この文書を開くと…」という警告メッセージの画面)

「えっ、ウイルス！？」と驚くかもしれませんが、安心してください。 これは「前回つなげたExcel住所録を、もう一回読み込みますか？」と聞いているだけです。

ここでは迷わず「はい」を押してください。これで作業の続きができます。

まとめ

• Word（お皿）とExcel（具材）を用意する。
• [差し込み文書] タブで2つを合体させる。
• [差し込みフィールドの挿入] で場所を指定する。
• 次回開く時の「SQLメッセージ」は「はい」でOK！